jump to navigation

ORGANISASI DAN KEBUTUHAN AKAN MANAJEMEN April 5, 2008

Posted by pahlawanmuda in Tinta Emas Pahlawan.
trackback

Oleh : Redy Hendra Gunawan

(Ketua BEM FATETA IPB 2005-2006 & Aktivis Forum Indonesia Muda)

Manajemen adalah suatu keterampilan kreatif, yang tidak semua orang bisa melakukannya walaupun mereka kita sebut sebagai manajer. Karena kata manajer bukan hanya nama suatu kedudukan tapi sebuah sifat. Keterampilan manajemen bukanlah seperti sebuah kapsul yang ditelan oleh seorang manajer pada sore hari, dan kemudian ia berubah menjadi seorang menajer yang berhasil di pagi esok harinya, namun ia adalah pengalaman, praktik, dan ilmu pengetahuan yang dibentuk oleh orang yang menggeluti jalan ini.

Apakah Kita Membutuhkan Manajemen?

Pada saat manajemen menjadi pusat utama bagi kerja individu ataupun kelompok, maka kita dapat lihat bahwa kinerja lembaga-lembaga yang ada, belum dekat dengan ciri dan prinsip manajemen itu. Manajemen penting artinya bagi suatu organisasi maupun individu di dalamnya, karena melalui menajemen, organisasi/individu bisa mengetahui bagaimana mengatur kehidupan masa depannya, juga mengetahui tempat ia meminjakkan kakinya dan dimensi pandangannya.

Manajemen merupakan salah satu jaminan yang paling kuat untuk menyelesaikan kewajiban-kewajiban dan mendapatkan hasil-hasil baru sesuai dengan proses yang teratur. Dan manajemen adalah cara untuk menyelesaikan kewajiban-kewajiban, sebagai ganti dari tidak mengerjakn sesuatu dan menundanya pada waktu yang lain.

Manajemen juga faktor utama yang turut serta dalam mewujudkan tujuan lembaga atau organisasi dengan mantap dan sempurna, melalui jalan pengaturan faktor-faktor yang penting untuk mewujudkan tujuan, berupa dana, personel/anggota, materi, alat-alat, dan informasi, sesuai dengan kerangka kerja manajemen utama, yaitu melakukan perencanaan (planing), pengaturan (organizing), Pengarahan (leading), dan pengawasan (controling) sehingga terwujudlah tujuan yang ingin dicapai dengan cara yang paling baik.

Berbeda dengan yang banyak diyakini sebagian orang bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah satu dan berlaku untuk semua lembaga-lembaga dan individu yang sama, dengan bentuk yang sama, meskipun situasi dan kondisinya berbeda-beda. Prinsip-prinsip manajemen bukanlah perangkat-perangkat yang bekerja secara mekanis, namun ia adalah prinsip teoritis yang terpengaruh dengan apa yang ada disekitarnya. Hal ini dapat dilihat bahwa perencanaan (misalnya) mengandalkan informasi-informasi sebelumnya (sebagai bagian dari evaluasi) dan prediksi ke depan (sebagai bagian dari perencanaan). Dan informasi-informasi prediktif yang mengandalkan kajian-kajian futuristik dapat berubah dengan perubahan situasi dan kondisi masa depan. Demikian juga dengan pengaruh ekonomi dan sosial di sekeliling organisasi. Inilah yang menyebabkan seluruh organisasi dan lembaga selalu memerlukan manajemen, termasuk menggunakan logika kausalitas yang didalamnya terangkum pengalaman dan percobaan orang-orang yang menjalankan manajemen ini.

Manusia juga hidup dalam organisasi-organisasi yang berbeda yang menjadi jalinan utama masyarakat, seperti keluarga, sekolah, universitas, masjid, teman-teman, klub, kerja, serikat pekerja, dan lain-lain.

Manusia tidak dapat hidup dengan baik tanpa keberadaan organisasi-organisasi tersebut. Dapat dikatakan juga bahwa secara elementer, organisasi tidak akan bekerja atau bergerak sendiri tanpa adanya orang-orang yang bertanggung jawab terhadap hal itu, yang biasa disebut manajer. Orang-orang inilah yang membuat rancangan terhadap organisasi mereka, mengatur sistem kerjanya, dan melakukan pengawasan terhadap yang dilakukannya.

Manajemen bagaikan sebuah hati dalam tubuh manusia, dimana hati bertanggung jawab untuk menyalurkan darah yang dibutuhkan tubuh, untuk menjaganya agar tetap hidup.

Bagaimana Proses Manajemen Terjadi?

Proses manajemen digambarkan dengan tiga lingkaran. Kekurangan yang terjadi pada salah satu lingkran yang akan mengakibatkan rendahnya kemampuan proses manajemen dan rendahnya tujuan-tujuan yang ingin kita wujudkan.

Tiga lingkran ini adalah:

  1. lingkaran tugas manajemen
  2. lingkaran perilaku (perilaku individu perangkat manajemen)
  3. lingkaran keterampilan (keterampilan individu perangkat manajemen)

1. Lingkaran Tugas Manajemen

Lingkaran ini berlaku pada tingkatan organisasi secara keseluruhan. Tugas manajemen antara lain:

a. Planing: tak dapat dibayangkan jika ada organisasi yang tidak memiliki planing bagi masa depan dan hidup dengan logika, ‘bekerja untuk saat ini saja’. Kita bisa katakan bahwa suatu organisasi bisa saja tidak mengikuti kaidah ilmiah dalam membuat planing, tapi tidak bisa kita katakan bahwa suatu organisasi tidak memiliki planing sama sekali.

b. Organizing: mengatur bidang-bidang berbeda bagi masing-masing tempat dalam organisasi dan mengatur hubungan antar tempat/posisi satu ke tempat yang lain. Impilikasi dari tidak adanya tugas ini adalah adanya tumpang tindih dan perselisihan antar beberapa bagian.

c. Staffing: meletakkan beberapa orang tertentu dalam tugas-tugas yang telah kita tentukan dan ruang lingkupnya yang telah ditentungkan dalam proses sebelumnya. Tak mungkin tergambarkan adanya organisasi yang menyandarkan tugasnya kepada siapa saja tanpa melihat potensi dan kemampuan mereka.

d. Directing: apakah dapat terbayang adanya organisasi tanpa adanya pengarahan? Dengan makna lain setiap individu menjalankan kerjanya sendiri tanpa adanya pemimpin, sehingga perlu pengarahan dari tingkat organisasi untuk mengalokasikan sumberdaya tertentu guna mencapai tujuan-tujuan tertentu.

e. Controlling: tugas-tugas sebelumnya harus berlangsung dalam bentuk yang digariskan baginya, dan hal itu harus diperhatikan dan diawasi.

2. Lingkaran Perilaku

Lingkaran ini bekerja pada tingkat perilaku para personel dalm sistem administrasi. Agar tugas manajemen yang lima tadi terjadi maka harus ada orang-orang tertentu dalam organisasi ini yang menjalankan perilaku dan peran-peran tertentu. Peran-peran perilaku adalah perbuatan yang terus menerus terjadi setiap hari. Dan peran-peran ini banyak dan beragam, diantaranya:

a. Peran penugasan

Perilaku yang dilakukan oleh individu sebagai perwakilan organisasi, baik bersama individu di luar atau di dalam organisasi.

b. Peran perilaku sosial

Perilaku sosial jika dilakukan dengan cara yang buruk, mak hal itu akan mengakibatkan ketimpangan. Jika saya memberikan pengarahan kepada sekelompok orang yang sedang loyo, tentu caranya berbeda dengan cara yang digunakan untuk pengarahan kepada kelompok orang yang bersemangat. Jika seseorang berinteraksi dengan segala perubahan dalam perilaku individu dengan cara yang sama, maka pastilah ada kesalahan dalam perilaku sosialnya.

c. Peran pembuat keputusan

Seorang manajer harus mampu membuat keputusan-keputusan. Dan agar ia dapat mebuat keputusan dengan baik, maka padanya harus tersedia pelbagai informasi, mengumpulkannya, mengaitkannya satu sama lain, dan mencapai kesimpulan yang benar, serta menaganalisis kesimpulan ini.

3. Lingkaran Keterampilan

Lingkaran inlah yang memformat proses adminstrasi dan dengan proses inilah segala potensi dan sarana yang ada dapat digunakan demi mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Agar para anggota yang bergabung dalam sistem administrasi mampu melaksanakan aturan main ini dengan baik, maka mereka harus mempunyai sejumlah keahlian dan kemampuan. Baik buruknya suatu pekerjaan selalu dipengaruhi oleh struktur kepribadian para individu yang melaksanakannya sebagi kesatuan yang utuh, seperti motivasi, tingkat penguasaan dan perhatian terhadap pekerjaan mereka.

Apabila dalam sebuah sistem adminstrasi, tidak ada pengarahan bagi potensi yang dimiliki orang-orang yang ada didalamnya, apakah mereka secara pribadi mampu meningkatkan potensi orang lain? Tentu tidak bisa, karena orang yang kehilangan sesuatu tidak akan mampu memberikan sesuatu tersebut kepada orang lain. Oleh karena itu seorang direktur harus mampu menguasai beberapa keahlian, seperti: manajemen waktu, penyusunan arsip, manajemen keuangan, manajemen informasi, pengaturan jalannya rapat, peningkatan keahlian dalm analisis, meyimpulkan dan membuat keputusan.

Keterampilan Utama yang Dibutuhkan Untuk Menjalankan Tugas Manajerial

(1) Technical skill: segala hal yang berkaitan dengan informasi dan kemampuan pekerjaannya, seperti pengetahuan tentang sifat tugasnya, tuntutannya, tanggungjawabnya, dan kewajiban-kewajiabnnya.

(2) Human Skill: segala hal yang berkaitan dengan perilakunya sebagai individu dan hubungannya dengan orang lain dan caranya berinteraksi dengan mereka, seperti perilaku memimpin, dan interaksinya dengan mereka dalam kondisi kelompok yang berbeda.

(3) Conseptual Skill: segala hal yang berkaitan dengan kemampuan untuk melihat secara utuh dan luas terhadap pelbagai masalah. Untuk kemudian mengaitkan antara macam-macam perilaku yang berbeda dalam organisasi dan menyelaraskan antara pelbagai keputusan yang dikeluarkan organisasi, yang secara keseluruhan bekerja untuk meraih tujuan yang telah ditentukan.

Kemampuan skill dapat dikembangkan dengan latihan saat melakukan pekerjaan dan dapat pula dihasilkan dengan belajar di kuliah atau lembaga pelatihan. Keterampilan yang WAJIB dimiliki oleh seorang manajer, yaitu:

§ Keterampilan memotivasi orang bekerja (pelbagai macam manusia)

§ Keterampilan mendengar orang lain

§ Keterampilan berhubungan dengan orang lain

§ Keterampilan mengmpulkan informasi (yang cocok, detail, dan tepat waktu)

§ Keterampilan menyimpan informasi-informasi dengan tujuan dapat meyampaikan dengan cepat

§ Keterampilan menafsirkan dan menganalisis topik-topik informasi

§ Keterampilan membaca masalah

§ Keterampilan menganalisis topik masalah

§ Memahami sisi ekonomis program/proyek dan investasi (biaya dan hasil)

§ Memahami prioritas dan kerja yang dibutuhkan.

Membaca dan Memahami Realitas

A. Titik-titik kekuatan Anda dan Organisasi

§ Usahakan teliti dalam menggambarkan potensi Anda atau potensi lembaga Anda;

§ Ikut sertakan orang lain (dalam bentuk kerja kolektif) untuk mentukan potensi tersebut.

§ Tunjukkan konsentrasi Anda kepada semua potensi yang ada.

§ Jangan terlalu berlebihan dalam menggambarkan potensi tersebut, usahakan selalu realitas dan objektif.

Misal: Kondisi keuangan Anda, Tingkat urgensitas tawaran proyek Anda, Kemampuan produk-produk lembaga Anda, Keahlian tim kerja Anda, Eksperimen masa lalu, dsb.

B. Titik-titik kelemahan Anda dan Organisasi

§ Hilangkan perasaan tinggi hati; ingat bahwa kelemahan adalah jalan untuk memperoleh kekuatan.

§ Buka kembali lembaran masa lalu kehidupan Anda atau lembaga Anda, dan carilah kekurangan-kekurangan yang tidak Anda inginkan atau ketidakberuntungan yang Anda alami.

§ Mintalah bantuan dari orang-orang dekat Anda dan tim kerja Anda dalam menggambarkan karakteristik titik-titik kelemahan tersebut.

C. Peluang yang ada dihadapan Anda dan Organisasi

Lihatlah berbagai perubahan yang terjadi di sekeliling Anda, dan lihatlah peluang-peluang yang ada untuk memajukan Anda dan Lembaga.

D. Langkah-langkah menghadapi Tantangan

§ Perkirakan problem yang paling berat dan paling sulit yang akan Anda hadapi,

§ Perkirakan hal-hal yang akan terjadi dengan tiba-tiba,

§ Perkirakan segala kemungkinan yang akan terjadi.

Kemana Kita Akan Melangkah?

  1. Tujuan

Tentukan tujuan-tujuan yang ingin kita capai dengan detail. Ingat: Jika kita tidak tahu kemana kita akan melangkah, maka jalan mana yang akan kita tempu? Untuk mencapai tujaun maka titik kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang diperkirakan adalah faktor-faktor dalam proses mencapai tujuan-tujuan tersebut, yang dimaksudkan untuk meng-cover kebutuhan-kebutuhan kita.

  1. Pembenahan Administratif

Dengan adanya tujuan, kita dapat mengukur hasil-hasil yang akan kita capai, dengan menggunakan standard controlling, hal ini berfungsi sebagai sarana untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang terjadi dan mempelajari sebab-sebab kesalahan tersebut dan melakukan revisi terhadap kesalahan-kesalahan tersebut.

Dengan adanya tujuan, seseorang dapat memenuhi tuntutan kreativitas dirinya dan merealisasikan jati dirinya, karena tujuan-tujuan tersebut mengajukan tantangan-tantangan yang mampu membakar semangat seseorang untuk menghadapinya.

Dengan menentukan tujuan seseorang dapat memperkirakan apa yang akan dia hadapi, sehingga dia bisa mempersiapkan cara yang tepat untuk berinteraksi dengan hal-hal yang akan dia hadapi tersebut.

Tujuan-tujuan yang telah dicanangkan dapat membuat jalan yang akan dilalui menjadi jelas, serta akan menunjukkan pilihan yang tepat dari berbagai alternaif yang beragam sehingga seseorang mampu mengarahkan potensinya pada jalan tersebut. Tujuan juga bisa digunakan untuk evaluasi dan pengawasan kinerja seseorang, karena tujuan mengandung standar yang jelas.

Dengan adanya tujuan yang jelas, maka dalam melaksanakan kerja, kita dapat memfokuskan potensi kita untuk mencapai hasil-hasil yang kita targetkan, bukan pada sarana dan aktivitas yang kita lakukan.

  1. Jadikan Tujuan Benar dan Mudah

Tujuan kita :

    • Biasanya dimulai dengan ‘melakukan suatu pekerjaan’, seperti training, revision, developing, reduction.
    • Menentukan satu-satunya hasil utama yang akan kita capai.
    • Menentukan deadline penyelesaian pekerjaan dengan jelas dan spesifik.
    • Dapat menentukan beban yang paling berat yang masih bisa diatasi, baik materi, waktu, maupun sumberdaya manusia.
    • Harus mampu ditentukan dan diungkapkan secara kuantitatif.
    • Harus dibatasi pada jawaban-jawana untuk pertanyaan ‘apa’ dan ‘kapan’ dan bukan pada jawaban atas pertanyaan ‘mengapa’ dan ‘bagaimana’.
    • Dapat dimengerti dan dipahami dengan jelas oleh orang-orang yang bekerja untuk merealisasikannya.
    • Harus realistis dan dapat direalisasikan dan sesuai potensi yang ada.
    • Harus sejalan dengan kebijakan dan prosedur lembaga.
    • Tidak memuat tekan dari atas (pimpinan) kepada para bawahannya (pekerja/anggota).
    • Harus ditulis, sebagai bahan rujukan yang dapat dilihat sewaktu-waktu.
    • Dapat membantu proses pelimpahan wewenang dengan benar, juga dapat membantu mewujudkan koordinasi yang baik antara visi dan pekerjaan.
    • Mampu meningkatkan semangat seseorang, membuat pikirannya selalu hidup, menggelorakan motivasi dirinya, serta memunculkan ide-ide yang membantu pencaian tujuan.
    • Memberi kita kekuatan untuk keluar dari kefakuman, menuju suasana yang peneuh dengan pembaharuan, serta mendorong kita untuk melakukan sesuatu yang tidak biasa kita lakukan.

  1. Menjadikan Target Dapat Diukur

Target yang benar adalah yang bisa diukur. Caranya harus mengandung empat unsur, yaitu: unsur waktu, unsur kuantitas, unsur kualitas (mutu), dan unsur anggaran (biaya). Ada empat bentuk penentuan unsur waktu, antara lain:

Dalam bentuk akhiran, seperti ‘bulan terakhir untuk mencapai target ini adalah ………’ (paling banyak digunakan).

Dalam bentuk awalan, seperti ‘proses untuk mencapai target ini dimulai sejak ……’

Dalam bentuk jangka waktu, seperti ‘waktu untuk mencapai target ini adalah dari hari … sampai hari …’

Dalam bentuk waktu tertentu, seperti ‘target ini akan tercapai pada hari…’

Unsur kuantitas, target harus ditulis dalam bentuk angka (satuan ukuran dapat berbentuk angka atau barang.

Bagaimana menjaga Loyalitas Kelompok Kerja (Organisasi) Kita?

1. kenali individu-individu yang membentuk kelompok kerja dengan pengenalan yang serius.

2. Bantulah untuk menjelaskan target-target kerja kelompok.

3. siaplah untuk mempertahankan kelompok kerja Anga dan anggotanya dalam menghadapi tekanan.

4. hiasilah dengan kesabaran dihadapan setiap perpecahan yang mungkin terjadi dalam kelompok kerja.

5. harus ada kesepakatan untuk nilai yang diketahui oleh anggota kelompok kerja. Dan standar etika dan bahasa harus dapat dipahami bersama.

6. kerjakanlah untuk menghilangkan rintangan yang menghalangi harmonisasi kerja sama dalam kerja kelompok dan kesungguhan dalam menuju keberhasilan.

7. dukunglah untuk menciptakan hubungan dengan bebas, luas dan secara suka rela yang besar dengan anggota kelompok.

8. berilah pengertian berimbang antar penyempurnaan yang fungsi anggota dan hubungan baik antarindividu.

9. tumbuhkan saling percaya antara sistem dan kelompok

10. berilah semangat saling menjaga kebebasan dan terbuka dalam pengetahuan diantara anggota kelompok.

11. tanamkan saling menghormati diantara anggota dan hargailah pelaksanaan yang istimewa dan nyata.

12. diskusikanlah ‘perlawanan’ yang ada dalam kelompok dengan keterbukaan dan kenalilah intuisi setiap anggota.

13. antisipasilah ‘perlawanan’ dari anggota terlebih dahulu dan arahkan pada kekuatan untuk pembangunan dan terciptanya interaksi kelompok yang baik.

14. cobalah agar anggota kelompok menyikapi perlawanan yang ada dan untuk berinteraksi yang tepat dengannya.

15. berkonsultasilah dengan kelompok kerja kita setiap kali, apabila memungkinkan dan lakukanlah hal itu sebelum kita mengambil keputusan yang mempengaruhi mereka.

16. bantulah untuk membangun kepercayaan di dalam kelompok karena ia merupakan sisi positif dari ketakutan terhadap kelemahan individual, juga pemikulan tanggung jawab serta kegagalan dari hilangnya kekuasaan kerena munculnya berbagai masalah.

17. ketahuilah dan pelajarilah kelompok kerja bahwasanya keanggotaan berlandaskan perasaan dan kemauan, bukan hanya keikutsertaan diri dalam kelompok.

Komentar»

1. leonard - Juni 26, 2008

apakah mengelolah manajemen proyek itu sangat rumit????
langkah langkah apa saja yang harus dilakukan untuk mengatasi kesulitan mengelolah manajemen proyek itu sendiri….

2. owner - Juli 2, 2008

Sebenarnya kalo untuk menajemen proyek tidak terlalu sulit. Manajemen proyek merupakan menejemen terapan dari ilmu manajemen. Yang harus diperhatikan dalam menejemen proyek adalah sebagai berikut :
– Tujuan proyek
– Sumber daya
– Financial
– Waktu Proyek
Semuanya bisa menggunakan fungsi manajemen yang ada….

Cara mengatasi kesulitannya bisa diawali dengan mengidentifikasi masalah yang ada pada 4 point di atas. Setelah itu akan sangat mudah untuk menyelesaikannya menggunakan pendekatan manajemen yang ada di tulisan saya…

3. wahab - Oktober 26, 2008

apa yang membedakan seleksi pada setiap organisasi

4. Adi Fauzan Akbar - Februari 3, 2016

Terima kasih, saya jadikan referensi buat makalah

Saya sertakan sumbernya di referensi


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: